举报政策

2023-03-24

本政策的目的和适用性

象兴国际控股有限公司（"本公司"或"我们"）致力于建立一个健全、独立、有效和保密的举报系统，以防止和发现与本公司及其子公司（统称"集团"）及本集团董事，管理层和雇员有关的欺诈、违规、渎职、不当行为或违反适用法律法规或违反本集团的政策和准则的行为。

本举报政策（"政策"）适用于本公司及其子公司所有董事，管理层和雇员。

本政策的权力

本公司董事会（「董事会」）对制定、执行及适时修订本政策拥有最终的权力和责任。本政策已由集团经营管理会议讨论后并经董事总经理批准执行。

关注事项

关注事项包括与本集团、本集团的合营/联营公司及本集团董事或雇员有关的各种违反适用法律、法规、契约义务或本集团的政策和准则的欺诈、违规、舞弊或不正当行为。严重关注事项是指已经、可能已经或将可能导致严重刑事或民事责任、严重违约或赔偿、严重违反内部政策或内部控制失效、对本集团的声誉、财务表现、运营效率和合规能力造成严重损害的行为或意向。关注事项的例子包括，但不限于以下的行为或意向：

欺诈类型	报告或披露类型	管理失衡类型
贿赂或意图贿赂 接受贿赂或意图接受贿赂 未经授权或越权的交易 操纵或意图操纵或伪造交易 在交易中制作，意图使用或故意使用伪造、篡改或材料严重不完整文件	严重会计舞弊,财务报告或公告错误或陈述 未披露或授权的利益冲突, 包括关联交易和竞争业务 故意向董事会,审计委员会或相关管理主管隐瞒重要信息 在财务报告或公告中制作,意图使用或故意使用伪造,篡改或或材料严重不完整文件	导致可能违反内部政策或法规的任何管理或运营作为作为或不作为 导致可能违反内部政策或法规的任何形式的管理勾结 任何形式的歧视或骚扰 (包括年龄、性别、国籍、种族等)

善意举报人

举报人是指那些向本公司善意举报关注事项的人，无论其举报最终是否属实。善意举报人是基于合理相信举报是真实的、公正的，而不是出于恶意或别有用心，不是为了谋取不公正、不公平的利益，也不是为了剥夺他人的公平利益。

我们鼓励善意举报人向我们善意地举报关注事项。善意举报人可以是我们的员工、商业伙伴、利益相关者或任何第三方。

我们保留不处理或回应不良意愿举报人的权利。

对善意举报人的保护

本集团将尽最大努力，确保善意的举报人和关注事项中涉及的受害者（统称为"被保护人"）得到公平、合法的待遇和保护，不受不公平待遇、不担心报复和打击。我们将确保：

l我们将对受保护人的身份和/或任何可能披露或暗示受保护人身份的文件进行高度保密。

l对于身份及相关文件受适用法律和法规的披露要求的情况和条件，我们将尽力确保受保护的人得到合法和公平的对待。

l我们不会因为相关的"关注事项"被提交给我们，或者即使是"关注事项"最终也不成立而将受保护人带入诉讼程序。

l我们将确保受保护人作为我们的员工不会因为向我们提出相关的"关注事项"或即使"关注事项"最终没有得到证实而被解雇、威胁解雇、受到纪律处分或受到任何形式的歧视。

l我们将确保作为我们的商业伙伴和利益相关者的受保护人不会因为向我们提出相关的关注事项或甚至关注事项最终没有得到证实而被终止业务、威胁终止业务、受到不公平或不利的待遇。

举报原则和建议

我们鼓励举报人向我们举报关注事项。以下是举报人在向我们举报时可参考的主要举报原则和建议：

l举报人并不需要承担提供绝对证据或完整信息的责任。但是，如果举报人提供足够多的具体细节将有助于我们的调查和跟进。

l我们接受匿名举报。但是留下联系方式将有利于我们的调查和后续行动。

举报渠道

任何员工、业务伙伴、利益相关者或第三方拟进行举报的，应将涉及人员、内容、时间(具体但不必精确)、导致该举报的合理怀疑等情况以及适时适地时连同充分、具体的资料一并邮寄至本公司注册办公室地址（香港铜锣湾告士打道255号信和广场302室）或指定的举报人电子邮件: whistle@.xxlt.com.cn。

董事会和审计委员会的责任

本公司董事会承诺：

l在接到相关举报后, 本集团任何董事、管理层或雇员不能删除或隐瞒该举报事项或其任何关键事实和信息。

l指派适当的、独立的管理层来处理和评估该举报事项。

l指派适当的、独立的管理层将可能性较高和/或影响较大的关切事项及时上报本公司审计委员会。

本公司董事会拥有执行本政策的最终责任，并委派本公司审计委员会负责独立评估及监察职能，其主要责任概述如下。

l独立受理举报；

l保持举报记录的高度机密性；

l客观地对举报事项进行评估；

l如要进行独立调查，就任命一个独立和胜任的调查小组向董事會提出建议；和

l监督调查小组并审查其工作方法、进展和结果；

董事会会应：

l就对所报告的关注事项的调查结果作出结论；

l采取合理步骤，对相关事项作出回应和行动，包括法律行动和内部纪律行动；

l采取合理的措施，防止今后再发生类似于有关事项的情况，包括但不限于修订内部政策和内部控制。